Professor Robert Pozen discute seu novo livro, "Produtividade extrema: Aumente seus resultados, reduza suas horas" , no qual ele compartilha dicas para melhorar o desempenho. Do Boletim Alumni HBS .
HBS Senior professor Robert Pozen é a prova viva do ditado "Se você quer que algo seja feito, peça a uma pessoa ocupada." Ao longo de uma carreira ilustre que incluiu, muitas vezes, sobrepostas papéis de liderança nos negócios, ensino, serviço público, e da lei, Pozen também escreveu seis livros e mantido relacionamentos gratificantes com sua esposa e seus dois filhos.
"É preciso muito mais do que organizar sua agenda para ser produtivo."
Em Harvard Business (Maio de 2011), Pozen delinea seis "princípios para conseguir muita coisa." Agora, em seu novo livro, "Produtividade extrema: Aumente seus resultados, reduzir suas horas" , ele compartilha mais para melhorar o desempenho dicas sobre como dormir melhor em viagens de empresa durante a noite (assento de janela, sem álcool, Tampões e vendas para olhos), para lidar com erros dos funcionários ("Não importa o quão espetacular o projeto fracassou, não atacar a pessoa").
Deborah Blagg: Livros de produtividade clássicos muitas vezes tem o foco em gestão de tempo, mas "Extrema produtividade" tem um olhar muito mais amplo. Serve mais como um manual empresário. Você tinha a intenção de que?
Robert Pozen: É preciso muito mais do que organizar sua agenda para ser produtivo. Eu queria discutir as competências que têm sido fundamentais na minha carreira. A comunicação é uma, leitura, escrita e conversação. Outra é como você opera dentro de sua organização e lida com tanto aqueles acima de você e aqueles que se reportam a você. Eu também queria que as pessoas refletissem sobre como estão a gerir as suas carreiras no contexto evolutivo de suas próprias vidas profissionais e pessoais.
Q: O livro aborda aspectos da vida empresarial, que são irritante para muitos de nós. Por exemplo, quais são algumas maneiras de tornar as reuniões mais produtivas?
R: Você não deve agendar reuniões que duram mais do que uma hora, ou 90 minutos no máximo. Há enormes retornos decrescentes em reuniões longas. Quando você tem apenas uma hora, você não perca tempo em "tangentes" não produtivas. Você também precisa pensar sobre como você estrutura a reunião. Quando os materiais de reunião chegar em seu e-mail cinco minutos antes do início da reunião, é um sinal de que a pessoa responsável não lançou as bases para um uso produtivo do tempo. Deve haver tempo suficiente antecedência para que todos se preparar para uma discussão cuidadosa.
Todas as reuniões devem ter um fim eficaz. As pessoas devem pensar: "O que deve ser feito e que vai fazer?" Altos executivos tendem a pensar que eles podem fazer isso por apenas dizendo às pessoas o que fazer. Mas há uma grande diferença entre atribuir uma tarefa a ser concluída até a próxima terça contra a introdução de um desafio, buscando créditos em enfrentar esse desafio e fazer com que todos se reúnem em uma forma que pode ser feito dentro de um prazo mutuamente acordado.
Q: Em matéria de estilos de gestão, você escreve sobre a sabedoria de adaptar seu estilo pessoal ao do seu chefe. E se o estilo do seu patrão está a interferir com a sua produtividade?
A: Por "adaptação", não quero dizer que o seu estilo deve ser o mesmo que o de seu chefe, mas você deve estar em sincronia e tentar garantir que suas habilidades se complementam. Por exemplo, se o seu supervisor é uma "grande" pensador, você poderia equilibrar sendo detalhista. A idéia é entender o seu chefe e posicionar-se em conformidade com ele. E se as diferenças que você tem com o seu chefe está comprometendo a sua capacidade de fazer o seu trabalho, você só tem que falar sobre isso diretamente.
Q: Essas são conversas sensíveis. Como é que você torná-las produtivas?
R: As pessoas temem que se as suas diferenças com seus chefes seja motivo de demissão, mas que não é a minha experiência. Se você levantar temas educadamente, explicar a sua perspectiva sobre as questões, e ficar longe de ataques pessoais, eu acho que a maioria dos chefes vai responder positivamente. Bem melhor, seria ir para a conversa com uma sugestão ou duas que levariam a melhores resultados. Você pode pensar que está furando o pescoço para fora, mas se o conflito está lá e nenhum de você quer abordá-lo, você provavelmente não é a pessoa melhor indicada para trabalho de qualquer maneira.
Q: Você ressalta como exceção no livro para a prática, em muitas empresas profissionais, de organizar o trabalho em torno de horas trabalhadas. Como isso pode prejudicar a produtividade?
R: A resposta mais óbvia é que não há um incentivo financeiro negativo para a resolução de problemas de forma rápida e eficiente. Cobrança por hora é um modelo profundamente arraigado de medição do trabalho, mas vem de uma época que antecedeu a nossa economia baseada no conhecimento. Quando seu objetivo é um grande plano de marketing ou uma ideia brilhante para um sistema de software, não importa se ele levou 2 horas ou 20 horas. O cliente pagará pela qualidade da solução.
Q: O que você acha sobre a questão do horário de trabalho flexível?
R: Há um longo caminho a percorrer ainda, mas uma vez que você abraçar o conceito de que os resultados são o fator mais importante na avaliação de desempenho, se alguém sai cedo ou chega tarde, a fim de cuidar de um assunto de família, é um não-problema -desde que essa pessoa está recebendo o seu trabalho feito e alcançar bons resultados. E esse conceito de ser capaz de atender a obrigações externas devem ser tão importante para os que estão em níveis mais altos da organização, pois é para gerentes de nível médio.
Q: Nós muitas vezes achamos que as obrigações de trabalho sobrecarregar nossas melhores intenções quando se trata de passar o tempo com a família. Como você conciliar prioridades conflitantes?
R: Muitos gestores insistem em que seus trabalhos rotineiramente obrigá-los a ficar até mais tarde no escritório, mas quando você pressioná-los, eles admitem que não é verdade. Algumas emergências ocasionais precisa prevalecer sobre tudo o mais, mas a menos que você trabalha em um hospital, essas situações são raras. Mesmo se você tem que pegar com o trabalho, após o jantar, tomar um par de horas a cada dia para se conectar com as pessoas em sua vida que deve mais importam.
Q: Você salientar a importância da leitura, escrita e oratória. Alguma dica?
A: Quando se trata de leitura, priorizar. Determinar que informação é mais importante para você, e passar mais tempo lendo essa informação com cuidado. Eu tenho trabalhado com um número de alunos do ensino médio, e que eu lhes digo sobre a escrita é tão válido para os gestores: comece com um esboço. Mantém-te de ficar a meio e não saber onde você deve ir de lá. Com o discurso público, não leia a partir de um script. Em vez disso, tem um pedaço de papel com uma frase introdutória, breves notas sobre quatro ou cinco pontos que você quer fazer, e uma frase conclusão.
Q: Você aconselho a fazer o planejamento de carreira muito. Por quê?
A: Eu acho que as pessoas devem manter suas opções em aberto. Uma auto-avaliação anual é uma ferramenta maravilhosa, mas não é produtivo para se sentar em uma sala e tenta descobrir onde você quer estar em 10 ou 20 anos. Em vez disso, pense no que você pode fazer no próximo ano ou dois para ampliar a sua aprendizagem, experiências e escolhas. Planejamento de carreira deve ser um exercício de se envolver em toda a sua vida, e ele deve ter em conta as mudanças que ocorrem ao longo do caminho.
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